Datenschutzinformation
zur Erfüllung der Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über Ihre Rechte als betroffene Person:

Verantwortliche Stelle

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist:
Interessengemeinschaft (IG) Inserhein e.V.
Rheinstraße 257,
55218 Ingelheim

Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten ausschließlich solche personenbezogenen Daten, die uns im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft, Teilnahme an Veranstaltungen oder Anfragen von Ihnen selbst oder von Berechtigten zur Verfügung gestellt wurden – sei es zur Vertragserfüllung, zur Wahrung berechtigter Interessen, aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Dies umfasst insbesondere:

• Name
• Kontaktdaten (E-Mail, Adresse, Telefonnummer)
• Kommunikationsinhalte (z.B. E-Mails, Schriftwechsel)
• Informationen zur Mitgliedschaft, Veranstaltungsteilnahme, Spenden oder Anfragen
• Geburtsdatum
• Vereinsfunktion
• Kontoverbindung

Verarbeitungszweck

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, der Teilnahme an Veranstaltungen oder anderer vereinsbezogener Vorgänge gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Nachweispflichten gegenüber Finanzbehörden) gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins oder Dritter gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO bzw. ganz generell auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit keine andere Rechtsgrundlage eingreift, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, zum Zwecke der Vertragsabwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO oder zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO, sofern keine ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO vorliegt.

Empfänger der Daten

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich durch ehrenamtliche Mitarbeitende des Vereins, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. In bestimmten Fällen kann eine Weitergabe erforderlich sein an beauftragte Dienstleister (z. B. IT- und Cloud-Dienste, Newsletterversand, Veranstaltungsplattformen), sofern ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO besteht, an Behörden, Verbände oder andere Empfänger, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Eine Übermittlung an Drittländer erfolgt nur bei Vorliegen eines angemessenen Datenschutzniveaus oder geeigneter Garantien.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, zu denen sie erhoben wurden. Danach erfolgt die Löschung, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine längere Speicherung.

Ihre Rechte

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, stehen Ihnen als betroffene Person folgende Rechte nach der DSGVO zu:

• Recht auf Auskunft über Zweck, Art, Umfang und Dauer der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung der gespeicherten Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung von gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung von Daten (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Unterrichtung der Datenempfänger durch uns als Verantwortliche bezüglich der Ausübung der Rechte auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 19 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit in maschinenlesbarer Form (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Widerruf bezüglich der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Recht auf Nichtteilnahme an einer automatisierten Entscheidung (Art. 22 DSGVO),
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Datenschutzordnung (DSO)
Informationen für Mitglieder über die Datenverarbeitung (Art. 12, 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO)

§ 1       Art der Daten

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1, 2 DSGVO) seiner Mitglieder, der Teilnehmenden an Veranstaltungen, von Spenderinnen und Spendern, Interessierten und ehemaligen Mitgliedern in automatisierter und nichtautomatisierter Form. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person = betroffene Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Vorliegend handelt es sich um folgende personenbezogene Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobil), E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Funktion(en) und Aufgabe(n) im Verein sowie die Art des ausgeübten Wassersports. [sollen wir die Mitglliedschaft in einem anderen Verein mit aufnehmen?

§ 2       Pflichtdaten

Die in § 1 genannten Daten sind – mit Ausnahme von der Art des ausgeübten Wassersports und der Mitgliedschaft in anderen Vereinen – Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Die Bereitstellung der übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der freiwilligen Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Verarbeitung aufgrund Einwilligung).
Bei Teilnehmenden an Veranstaltungen, Interessierten und ehemaligen Mitgliedern sind der Name sowie die Emailadresse Pflichtdaten, um die Informationen übermitteln zu können. 

§ 3       Verantwortliche für die Datenverarbeitung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Vizepräsident Finanzen (E-Mail: finanzen.ig.inselrhein(at)gmail.com); sein Stellvertreter ist der stellvertretende Vorsitzende/Pressesprecher (E-Mail: cvk-consulting(at)t-online.de).

§ 4       Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung (einschließlich des Beitragseinzugs), Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. In diesem Zusammenhang werden die Daten Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Funktion und Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Sofern sich die Datenverarbeitung auf andere Rechtsgrundlagen stützt, wird dies in dieser DSO an den entsprechenden Stellen erwähnt.

§ 5       Übermittlung von Daten an Dritte (Art. 4 Nr. 10 DSGVO)

Als Mitglied des Stadtsportverbandes Ingelheim e.V. übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten an diesen: Kontaktdaten des Vereinsvorstandes.

§ 6       Veröffentlichung von Fotos und Berichten

a) Im Zusammenhang mit seinen öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Mitgliederversammlungen, Informationsveranstaltungen) darf der Verein – ohne Einwilligung der betroffenen Personen – insbesondere
– Fotos von der Veranstaltung, auch wenn Teilnehmer oder Zuschauer erkennbar sind;
– Berichte und Ergebnisse;
aushängen, im Internet (z.B. auf seiner Homepage und bei Facebook, Twitter …) und anderen Vereinspublikationen veröffentlichen sowie an Print- und Online-Zeitungen/-Medien übermitteln. Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.

b) Einzelbilder von Zuschauern werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Personen hinweisen, werden dabei höchstens und soweit jeweils erforderlich Vor- und Familienname, Verein sowie Funktion im Verein veröffentlicht/übermittelt.

c) Die vorgenannten Regelungen dienen der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, auf die er zur Verwirklichung seiner satzungsgemäßen Aufgaben angewiesen ist. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Hilfsweise kommt als weitere Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO in Betracht: Die Datenverarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich; die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen demgegenüber nicht.

d) In sonstigen Fällen – insbesondere bei nicht öffentlichen Veranstaltungen – veröffentlicht/übermittelt der Verein Fotos und Berichte nur mit Einwilligung der betroffenen Personen (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).

§ 7       Übermittlung von Mitgliederlisten mit personenbezogenen Daten

Mitgliederlisten werden an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder nur herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte, Teilnahmerechte) benötigt, werden ihm die notwendigen Daten gegen die schriftliche Verpflichtung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, gelöscht werden.

§ 8       Übermittlung von Listen mit personenbezogenen Daten

Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben. Eine darüberhinausgehende Veröffentlichung der Listen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO).

§ 9       Datenspeicherung

Die Mitgliederdaten und die Daten von Abonnenten von “Infos der Woche” und vergleichbarer regeömäßioger Dienste des Vereins werden in einer Cloud in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert. Die Server sind mehrfach geschützt, die den Zugriff durch aktuelle Verschlüsselungstechniken absichern.

§ 10     Löschung der Daten

Die Mitgliederdaten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

§ 11     Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DGSVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.
Wird eine Kopie der Daten angefordert, wird bei elektronischen Anträgen die Auskunft in der Regel auch elektronisch erteilt, sofern nichts anderes gewünscht wird. Der Anspruch auf eine erste Kopie ist kostenlos. Für weitere Kopien kann der Verein ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten verlangen.
Zum Schutz der Daten ist der Verein berechtigt, Nachweise zur Identität der anfragenden Person anzufordern.

§ 12     Einwilligungen

Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten geltend gemacht werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

§ 13     Beschwerderecht

Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Rheinland-Pfalz der
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Postfach 30 40, 55020 Mainz, Telefon: +49 (0) 6131 8920-0, Telefax: +49 (0) 6131 8920-299
E-Mail: poststelle(at)datenschutz.rlp.de

https://www.datenschutz.rlp.de/service/kontakt